Saiba porque as empresas estão apostando em ferramentas colaborativas

59Símbolo da comunicação corporativa, o e-mail tem sido colocado em xeque no Brasil e no mundo por sua formalidade e, principalmente, pelo alto grau de utilização, podendo comprometer a produtividade nas empresas. Em meio a centenas de mensagens que pipocam na caixa todos os dias, poucas são verdadeiramente relevantes.

Para tentar mudar este cenário, a tecnologia oferece alternativas baseadas em sistemas de colaboração, como o Google Drive. Com ele, várias pessoas conseguem trabalhar ao mesmo tempo em um arquivo, o que simplifica o processo e reduz a quantidade de e-mails trocados.

O aplicativo Evernote é boa alternativa e atua como gerenciador de tarefas. Sua principal função é organizar projetos, ideias e informações e fazer com que os usuários não se percam compromissos no dia a dia. Com mais de 2 milhões de usuários no Brasil, a empresa já cogita abrir escritório por aqui.

Também é possível recorrer aos mensageiros online e ferramentas de chat, cada vez comuns nas grandes empresas. Em alguns casos, eles substituem até as tediosas reuniões que exigem presença física e costumam se prolongar mais do que devem.

A Global Solutions, empresa nacional de #tecnologia e #colaboração, é uma das que incentiva os funcionários a conversarem pessoalmente ou usar programas de chat para discutir assuntos internos. Para impulsionar o conceito, a empresa tenta educar os empregados sobre a utilização correta do e-mail em situações nas quais seu uso se torna realmente necessário.

Redes sociais corporativas como o IBM Connections são uma solução interessante para o relacionamento entre diferentes setores, classificando as organizaçoes em grupos e tópicos centralizados e permanentes.

O IBM Connections é uma plataforma de colaboração e rede social de negócios que ajuda você a realizar o trabalho envolvendo as pessoas certas para fornecer resultados. A plataforma integrada na nuvem promove melhor compartilhamento de conhecimento e decisões com recursos como e-mail comercial, bate-papo e mensagens instantâneas, webconferência, compartilhamento de arquivos, edição de documentos on-line e muito mais.

Nem sempre o e-mail é inimigo, no entanto, já que a comunicação externa continua ocorrendo por meio dele, como ocorre com a empresa de marketing canadense Klick, que utiliza e-mails exclusivamente para falar com clientes, ao passo que a comunicação interna utiliza a plataforma de gerenciamento Genome.

O correio eletrônico é um sistema de mensagens simples e robusto. Mas é necessário ficar atento aos excessos e à forma de utilização para avaliar se ele é a melhor opção.