4 passos para criar uma política de compartilhamento de documentos internos na sua empresa

É comum que grandes empresas tenham problemas relacionados ao compartilhamento de documentos internos com os colaboradores: perda de dados ou risco de abrir informações exclusivas para todos da organização. Isso geralmente ocorre por dificuldades de organização desses documentos que acabam virando um emaranhado de informações que seriam úteis a sua equipe. Neste post, vamos mostrar por que você deve criar uma política para compartilhar documentos internos na sua empresa.

1 – Criar uma política cultural de implementação

Toda política a ser criada é uma cultura a ser implementada em uma organização. Isso pode ser difícil a primeira vista, mas há formas de facilitar esse processo. Com o auxílio de soluções feitas para melhorar a comunicação de uma empresa por meio da integração dos colaboradores, como as redes sociais corporativas, você pode organizar documentos em pastas e grupos específicos e incentivar o compartilhamento deles com ferramentas fáceis e práticas. Além disso, é uma forma de melhorar a comunicação interna da sua empresa pois as redes sociais corporativas permitem o bate-papo entre os grupos e com as pessoas no geral.

A partir daqui, você começa a implementar a cultura aos poucos. Comece pensando em criar pastas que englobem assuntos diferentes (processos, projetos, documentação). Em cada uma delas você define quem deve acessá-las. Analise o que é interessante para que todos saibam, e o que não é. Se os documentos estiverem muito confusos ou desorganizados, pense em um padrão que torne-os mais visuais apenas com informações relevantes. Com essa organização, você decide como os documentos devem estar arquivados e repassa a todos como fazer para manter a ordem. Na sequência, a ação a ser feita é frisar a importância do compartilhamento de documentos internos repetidas vezes. Isso pode demorar até que seus colaboradores compreendam e repassem a política de forma organizada. Enquanto isso, a tarefa é persistir.

Agora que você já tem as dicas de implementação da política, saiba sobre a importância de torná-la efetiva e alguns dos benefícios para sua equipe.

2 – Gestão do conhecimento para não começar do zero

Ao guardar relatórios e permitir o acesso por todos, você possibilita a continuidade no desenvolvimento de processos internos ou projetos para que não recomecem do zero, o que acaba desperdiçando o trabalho de gestões anteriores. Isso poupa o tempo dos colaboradores, que não precisam ficar buscando dados distribuídos para entender o ritmo e os processos da sua empresa.

3 – Inovação e aprendizado

Com informações sobre processos ou projetos anteriores da empresa, seus colaboradores vão entender o que foi feito e então pensar “fora da caixa”, ou seja, inovar. Se sua empresa adquire a política de compartilhar documentos, eles servirão de base para o aprendizado e desenvolvimento da organização. Saiba que é importante disponibilizar conteúdo para que seus colaboradores tenham de onde partir.

4 – Conclusão

Muitas vezes, grandes empresas não percebem a importância de criar uma política para compartilhar documentos internos. Ter excelentes profissionais muitas vezes não é suficiente para resolver algumas questões que envolvem comunicação de uma organização. Por isso, nunca é demais investir no conhecimento que sua empresa já possui, capaz de dar base para o trabalho de seus colaboradores.